Proteggere i dati, tutelare le persone e operare in modo corretto
GDPR negli ETS e nelle ASD: perché è importante e obbligatorio?
Il GDPR (General Data Protection Regulation) è il Regolamento (UE) 2016/679, applicabile dal 25 maggio 2018, che disciplina a livello europeo la protezione dei dati personali.
La normativa riguarda anche Enti del Terzo Settore (ETS) e Associazioni Sportive Dilettantistiche (ASD), che nello svolgimento delle proprie attività raccolgono e utilizzano quotidianamente numerosi dati personali.
Non si tratta soltanto dei dati anagrafici di soci e tesserati. Un ETS può gestire informazioni relative a volontari, dipendenti, collaboratori, donatori, beneficiari e persone assistite; una ASD tratta dati di atleti, tecnici, collaboratori e famiglie, comprese spesso informazioni e immagini di minori.
In molti casi vengono inoltre trattati dati particolarmente delicati, come certificati medici e informazioni relative alla salute o alla disabilità, che richiedono specifiche cautele.
Applicare correttamente il GDPR significa sapere quali dati vengono raccolti, per quale finalità e su quale base giuridica, chi può utilizzarli, dove vengono conservati, a chi vengono eventualmente comunicati e per quanto tempo.
La privacy non è quindi soltanto un insieme di moduli e informative, ma un sistema organizzativo che permette all’ente di tutelare le persone, ridurre i rischi e operare con maggiore sicurezza e consapevolezza.
Il nostro servizio di adeguamento al GDPR
Supportiamo organizzazioni, imprese ed enti nella costruzione e nel mantenimento di un sistema privacy adeguato alle attività effettivamente svolte, attraverso un percorso strutturato:
- Analisi e mappatura dei trattamenti: Individuazione dei dati trattati, delle finalità e delle relative basi giuridiche, dei soggetti coinvolti, degli strumenti utilizzati, dei flussi di dati e delle modalità e tempistiche di conservazione.
- Informative e documentazione GDPR: Predisposizione o aggiornamento delle informative privacy e della documentazione necessaria in relazione ai diversi trattamenti effettuati.
- Autorizzazioni, istruzioni e Responsabili esterni: Individuazione dei soggetti che operano sui dati e predisposizione delle relative autorizzazioni e istruzioni. Analisi dei rapporti con fornitori e soggetti esterni e, ove ricorrano i presupposti, predisposizione degli atti per la designazione a Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
- Registro delle attività di trattamento: Predisposizione e aggiornamento del Registro dei trattamenti, quale strumento per rappresentare e mantenere sotto controllo l’organizzazione e i principali flussi di dati personali.
- Policy e procedure interne: Definizione delle principali regole operative per la gestione dei dati, degli accessi, della conservazione della documentazione e delle eventuali violazioni dei dati personali (data breach).
- DPO – Data Protection Officer: Ove previsto dalla normativa o ritenuto opportuno dall’organizzazione, il servizio può essere integrato con l’incarico di Responsabile della Protezione dei Dati (DPO). Il DPO opera in posizione di autonomia e indipendenza, informa e supporta l’organizzazione sugli obblighi previsti dalla normativa, ne sorveglia l’osservanza e svolge il ruolo di punto di contatto con il Garante e con gli interessati.
Un servizio dedicato a ETS e ASD
Per ETS e ASD proponiamo un percorso specifico, costruito tenendo conto delle caratteristiche, delle dimensioni e delle attività concretamente svolte da ciascuna organizzazione.
L’analisi considera le principali aree tipiche del settore: gestione di soci e tesserati, volontari, collaboratori e dipendenti, beneficiari e assistiti, donatori, atleti e minori, con particolare attenzione ai certificati medici e ai dati relativi alla salute, all’utilizzo di fotografie e immagini, alle comunicazioni, ai siti internet e agli strumenti digitali utilizzati dall’ente.
A partire dalla situazione esistente vengono individuati gli eventuali interventi necessari e predisposti Registro dei trattamenti, informative, autorizzazioni, nomine e procedure, fornendo inoltre indicazioni pratiche per una corretta gestione dei dati nell’attività quotidiana.
L’obiettivo è offrire un sistema semplice, concreto e proporzionato alla realtà dell’ente, evitando adempimenti meramente formali e costruendo un modello privacy realmente applicabile.
Proteggere correttamente i dati significa tutelare le persone, preservare la fiducia nell’organizzazione e consentire a chi la amministra di svolgere
