Negli ultimi mesi si è parlato molto dell’entrata in vigore dell’AI Act. Cerchiamo di fare chiarezza sugli obblighi in capo ai datori di lavoro e delle diverse tempistiche di entrata in vigore dei divieti e degli obblighi che interessano la gestione del personale.
È già in vigore l’obbligo di garantire un adeguato livello di alfabetizzazione e formazione alle persone che utilizzano strumenti di intelligenza artificiale nell’attività lavorativa. Rientrano in questo ambito anche gli strumenti di IA generativa utilizzati negli uffici, nelle funzioni HR, nel marketing o nell’assistenza clienti.
Sono già vietati i sistemi di IA di riconoscimento delle emozioni dei lavoratori, salvo casi eccezionali espressamente consentiti dalla normativa, connessi alla salute e sicurezza dei lavoratori e l’incolumità delle persone (ad esempio: sistemi che rilevano stati fisici come la stanchezza o l’affaticamento di lavoratori impegnati in attività a rischio come autisti, piloti o operatori di macchinari, finalizzati a prevenire incidenti).
Dal 2 agosto 2026, se l’azienda utilizza chatbot o altri sistemi in fase di selezione del personale o con i lavoratori ha l’obbligo di informare che l’interlocutore è un sistema di intelligenza artificiale.
Dal 2 dicembre 2027 entrerà in vigore l’applicazione delle regole sui cosiddetti sistemi di IA ad alto rischio, categoria nella quale rientrano molti strumenti utilizzati nella gestione del personale, ad esempio:
- software di selezione e screening dei curricula;
- sistemi che supportano decisioni di assunzione;
- strumenti di valutazione delle performance;
- sistemi utilizzati per promozioni, assegnazione di mansioni o cessazione del rapporto di lavoro.
| Data di applicazione | Obbligo per il datore di lavoro | Esempi |
| 2 febbraio 2025 | Alfabetizzazione/formazione sull’IA: l’azienda deve assicurare che chi utilizza sistemi di IA abbia competenze adeguate rispetto al ruolo, al contesto d’uso e ai rischi | Formare i componenti dell’Ufficio HR che usano strumenti di IA per bozze di annunci, screening CV, reportistica, comunicazioni interne; formare il personale che usa sistemi di IA generativa per testi, analisi, report o valutazioni. |
| 2 febbraio 2025 | Divieto di adottare sistemi di riconoscimento delle emozioni sul luogo di lavoro, salvo limitate eccezioni per motivi connessi alla salute e sicurezza dei lavoratori e l’incolumità delle persone (ad esempio: sistemi che rilevano stati fisici come la stanchezza o l’affaticamento di lavoratori impegnati in attività a rischio come autisti, piloti o operatori di macchinari, finalizzati a prevenire incidenti). | Software che rileva emozioni, stress, attenzione o stati d’animo del lavoratore mediante volto, voce o altri segnali biometrici/comportamentali. |
| 2 agosto 2026 | Obblighi di trasparenza: se l’azienda usa chatbot o assistenti virtuali, deve rendere chiaro che l’interlocutore è un sistema di IA | Chatbot per recruiting, FAQ HR, help desk interno, preselezione informativa dei candidati, assistenti virtuali per dipendenti. |
| 2 dicembre 2027 | Obblighi specifici per i sistemi HR ad alto rischio | IA per recruiting e selezione; annunci mirati; analisi e filtro delle candidature; valutazione candidati; decisioni su promozioni o cessazione; assegnazione di compiti sulla base di comportamenti o caratteristiche personali; monitoraggio e valutazione delle prestazioni. |
Occhio alle sanzioni
Dal 2 agosto 2026 diventa operativo il sistema sanzionatorio applicabile in caso di violazione delle pratiche vietate quali l’utilizzo di sistemi di lettura delle emozioni dei lavoratori non riconducibili alle eccezioni previste dall’AI Act o di violazione dell’obbligo di informazione in caso di utilizzo di chatbot o assistenti virtuali nei rapporti con i candidati all’assunzione, i lavoratori o i clienti.
Le sanzioni possono essere particolarmente elevate:
- fino a 35 milioni di euro o al 7% del fatturato per le pratiche espressamente vietate, quali l’adozione di sistemi di riconoscimento delle emozioni dei lavoratori;
- fino a 15 milioni di euro o al 3% del fatturato per altre violazioni degli obblighi previsti dall’AI Act, quali la mancata informazione dell’utilizzo di chatbot o sistemi di IA nei rapporti con candidati all’assunzione, lavoratori, clienti.
Per le PMI e anche per le piccole e microimprese, la sanzione è pari all’importo minore tra l’importo fisso e la percentuale del fatturato. L’importo effettivo dovrà comunque essere determinato dall’autorità competente secondo criteri di effettività, proporzionalità e dissuasività.
In previsione dell’entrata in vigore nel 2027 di tutti gli obblighi connessi all’utilizzo dell’IA nella gestione del personale è quindi consigliabile utilizzare il periodo transitorio per definire una vera e propria governance aziendale dell’intelligenza artificiale, coinvolgendo HR, privacy, sicurezza informatica e compliance, così da arrivare preparati alle prossime scadenze dell’AI Act.
Per chiarimenti o ulteriori informazioni contattare l’Ufficio Lavoro e Relazioni Sindacali (Tel. 051.6487402; e-mail sindacale@ascom.bo.it)
