Obbligo di tracciabilità delle spese di trasferta ai fini dell’esenzione e della deducibilità dei rimborsi
La legge di bilancio (L. 207/2024, art. 1, co. 81-83) prevede che dal 1° gennaio 2025 le spese di trasferta relativamente ai rimborsi erogati a dipendenti e assimilati (ad esempio cococo) delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuato mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi e noleggio con conducente), sono esenti da contributi Inps e tassazione solo se il pagamento da parte dei lavoratori è avvenuto con metodi tracciabili, prevedendo la medesima condizione anche ai fini della deducibilità dal reddito d’impresa (nei limiti previsti).
E’ pertanto necessario, al fine di continuare a fruire dei vantaggi sopra indicati, che il pagamento delle spese suddette sia effettuato da parte dei lavoratori tramite versamento bancario o postale, ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’art. 23 del D. Lgs 241/1997, quali carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari ovvero “altri sistemi di pagamento”; si ritiene che tra questi ultimi sistemi di pagamento rientrino le applicazioni per il pagamento digitale (ad esempio Satispay, Apple Pay, Google Pay), ma per averne conferma è opportuno attendere i necessari chiarimenti da parte dell’Agenzia Entrate.
Viceversa, in caso di pagamento in contanti l’importo delle spese sarà considerato imponibile contributivo e fiscale e di conseguenza la somma rimborsata al lavoratore risulterà inferiore (in quanto al netto delle trattenute contributive e fiscali a carico del lavoratore) ed il costo del datore di lavoro risulterà superiore (in quanto gravato da contributi previdenziali).
Restano esclusi dal suddetto obbligo di tracciabilità – e pertanto il loro rimborso è esente e deducibile anche se le spese sono state sostenute dai lavoratori in contanti – i trasporti effettuati mediante:
- autoservizi pubblici di linea (ad esempio autobus e filobus);
- mezzi pubblici non su gomma (ad esempio tram, metropolitane, treni, aerei, traghetti, mezzi per trasporto lacuale).
Inoltre, si ritiene, in attesa di chiarimenti ufficiali, che, in caso di rimborsi analitici di trasferte, le spese non documentabili (ad esempio, per parcheggio e lavanderia) eventualmente rimborsate entro i limiti massimi giornalieri previsti possano ritenersi escluse dal suddetto obbligo di tracciabilità.
Spese di viaggio sostenute all’interno del comune sede del datore di lavoro
Il Decreto Irpef-Ires (D. Lgs 192/2024, art. 3) prevede che dal 1° gennaio 2025 il rimborso di spese di viaggio e trasporto, ai fini dell’esclusione dall’imponibile previdenziale e fiscale dei dipendenti e assimilati (ad esempio co.co.co.), debba soddisfare il solo requisito che le spese siano comprovate e documentate, senza più alcuna distinzione di trattamento tra le spese sostenute fuori e dentro il comune.
Viene dunque eliminata per le trasferte all’interno del comune sede del datore di lavoro la limitazione (in vigore fino al 31 dicembre 2024) dell’esenzione alle sole spese risultanti da documenti provenienti dal vettore (ad esempio biglietti di autobus, tram e metropolitane).
Ne consegue che, in caso di trasferta nell’ambito del territorio comunale, il rimborso chilometrico riconosciuto al lavoratore per l’utilizzo del mezzo privato risulta non più imponibile previdenziale e fiscale, ma esente, purchè opportunamente comprovato e documentato.
Si segnala, infine che a seguito della nuova norma introdotta dalla Legge di bilancio sopra commentata, l’obbligo della tracciabilità delle spese ai fini dell’esenzione e della deducibilità dei rimborsi interessa anche le spese di trasporto con autoservizi pubblici non di linea (taxi e n.c.c.) per spostamenti all’interno del comune sede di lavoro.
Per ulteriori informazioni contattare l’Ufficio Lavoro e Relazioni Sindacali (tel. 051.6487402 – e-mail sindacale@ascom.bo.it).
